Los viajes de negocios a bordo de transporte ejecutivo en Monterrey son una oportunidad de crecimiento, pero también para conocer lugares nuevos y así pasar un momento agradable pese a las cargas laborales. Permiten romper con la rutina y tener una experiencia que servirá para el desarrollo profesional y personal; no obstante, los errores que se cometen al planear este tipo de viajes son muchos y muy comunes.
Los primerizos son quienes más errores suelen cometer y esto provoca que la experiencia en lugar de ser positiva, se convierta en algo negativo. Evitar errores es posible aún y cuando se es primerizo, pero para hacerlo es muy importante seguir algunas recomendaciones.
No investigar tiempos y distancias
Uno de los errores más comunes que cometen las personas al realizar un viaje de negocios es no tomar en cuenta los tiempos aproximados que les tomará llegar al hotel, al aeropuerto o al punto en donde se efectuará la reunión de trabajo. Estos errores podrían retrasar las reuniones con los sociales o clientes y hacer que la imagen de la empresa se vea afectada. La situación puede tornarse aún peor porque muchos de los tiempos de traslado dependen de las condiciones climatológicas y de la carga vehicular.
La solución para este tipo de errores es planear bien la ruta y marcar punto por punto (con tiempos estimados) los sitios que se van a visitar. Hay diversos métodos para calcularlos, una de las más eficientes es Google Maps, que permite trazar rutas y calcular el tiempo.
En caso de que hayan contratado un servicio de renta de camionetas en Monterrey, lo mejor será que le digan al chofer que ya tienen trazadas ciertas rutas para llegar a sus destinos. Pidan al chofer que investigue rutas alternas como precaución en caso de que se presente algún accidente.
Proyección errónea de los viáticos
Hay empresarios que permanecen en las oficinas y mandan a su personal de viaje para que tomen un curso o alguna capacitación. En estos casos se pide un estimado de los gastos, pero la proyección no es la correcta y entonces durante el viaje se presentan los problemas. Es muy importante que el presupuesto se realice con mucho cuidado para que los empleados no terminen poniendo dinero de su bolsillo.
En caso de que el viaje sea al extranjero, es importante investigar el tipo de cambio, así como los gastos estimados en alimentos, hospedaje y transporte. Lo recomendable es alquilar una habitación en una zona cercana a la reunión de trabajo con clientes o socios para que la rutina de desplazamiento no sea tan complicada.
Si contrataron el servicio de renta de transporte ejecutivo en Monterrey, lo mejor será que brinden a los responsables las direcciones para que ellos estimen la ruta a tomar y con base en ello presupuesten el costo. Ellos se encargarán de llevarlos a su destino y acompañarlos en todo el recorrido, lo cual es muy conveniente porque así se evitarán taxis que cobren tarifas excesivas e irregulares que pueden no justificar dentro de los viáticos.
No contar con medidas de respaldo para operar de forma remota
Actualmente muchas empresas necesitan que sus empleados sigan conectados con el trabajo de la oficina, no porque tenga que realizar doble labor, sino porque en cualquier momento surge un contratiempo que tenga que resolverse con sus conocimientos. Es por esta razón que se deben asegurar que en todos los lugares a donde vayan, haya conectividad WiFi. En el hotel, por ejemplo, es muy importante, pero también en la sala de reuniones. Recuerden contar con planes de conectividad para enviar documentos en movimiento.
Extraviar los comprobantes de gastos
Este suele ser uno de los errores más comunes que se presentan y esto se debe a que en algunas ocasiones el viaje puede ser estresante para quien lo organiza. Las prisas y la falta de atención durante los recorridos son el principal factor que deriva en la pérdida de los comprobantes de gastos.
Algunos ocultan los comprobantes en su cartera, lo que no es conveniente debido a que se arrugan y desgastan. Sin importar las presiones deben dedicar unos minutos para guardarlos en un sitio adecuado. Cuando contratan el servicio de transporte de personal en Monterrey, cuando pagan las habitaciones del hotel o cuando comen en un restaurante, se les entregará una factura, la cual se presentará al final del viaje para justificar gastos con la empresa.
Evitar todos estos errores es muy importante y respecto al transporte, todavía más, ya que será el encargado de llevarlos a los distintos puntos de reunión o de esparcimiento. Si bien es cierto que algunas personas recurren al transporte público, la realidad es que se arriesgan porque pueden extraviarse, sufrir siniestros y retrasarse si no conocen el sitio o gastar demasiado.
La opción por excelencia en estos casos es contratar los servicios de una empresa de transporte ejecutivo en Monterrey como Rentrip, donde ofrecemos privacidad, comodidad, tranquilidad y seguridad con nuestras unidades que son de gran capacidad y accesibles, además, se encuentran en excelentes condiciones estéticas, lo que brindará una buena imagen de su negocio.
Contamos con una amplia gama de camionetas para rentar, todas ellas de lujo y en excelentes condiciones. Si quieren conocer más detalles sobre nuestros servicios, escriban al correo reservaciones@rentrip.com.mx o nos pueden llamar a los teléfonos (81) 1522 2455 y (81) 1938 2593.